La fiche-guide du président de séance
rappelle le déroulement de la réunion et les maîtres-mots.
Le cahier du secrétaire, des affiches présentant
les règles du conseil et son déroulement, sont des
supports pour un fonctionnement efficace.
Les affiches, le tableau de la coopérative,
le classeur, le cahier des lois, le tableau des projets… gardent la mémoire des
décisions, enregistrent les lois et sont les outils de
référence pour la mise en oeuvre des décisions.
Si la coopérative a une structure
légale, un registre conserve le procès-verbal
des réunions.
Conseil : enregistrer
certains débats importants concernant l'élaboration
des règles ou le traitement d'une situation grave, peut
servir pour l'analyse collective de la vie du groupe.
François Le Ménahèze
Le panneau
"ordre du jour" permet de préparer le conseil
de coopérative, mais il est indispensable qu'un autre outil
en conserve la mémoire : c'est le rôle du cahier
de secrétariat.
Il s'agit d'un banal cahier d'écolier. Celui-ci est tenu
à jour par le secrétaire de semaine, responsabilité
définie dans la roue
des métiers, ou par un secrétaire permanent,
selon le système choisi. Il y inscrit la date, les décisions
prises par le groupe, les engagements de certains vis-à-vis
du groupe ( untel se charge de tel achat), les nouvelles règles
de vie adoptées devant être écrites sur le
panneau "règles de vie". C’est une situation
d'écrit supplémentaire ; elle est à moduler
suivant l'âge. De simple exercice de copie (le maître
écrivant au tableau les décisions prises), cela
peut devenir un authentique acte d'écriture où l'enfant
est appelé à reformuler sous une forme claire les
décisions (prise de notes).
Cet outil sert à rappeler à tous et à chacun les engagements pris sans contestation possible. Il est aussi un outil d'évaluation pour le groupe. De temps à autre, nous revenons sur les pages précédentes. Les engagements tenus sont alors surlignés. Apparaît alors tout ce qui n'a pas été fait : il est à ce moment intéressant d'essayer d'en analyser les causes : manque de temps? de moyens? de savoirs? oubli? manque de clarté dans la définition du projet? décision prise sans délégation de responsabilité? mégalomanie? En fonction des réponses apportées par la coopérative, il est nécessaire de réajuster le tir : renvoi à l’entraide mutuelle, nomination de responsables, inscription au planning de al semaine ou à l’emploi du temps, mise en attente du projet.
En fin d'année, j'y ajoute le bilan coopératif de l'année; outre cette fonction d'évaluation pour moi, cela me permet, ainsi qu'aux enfants, d'entrevoir quelques projets pour l'année suivante . L'an passé, les enfants ont regretté de ne pas avoir classé les archives de la classe. Cette année, alors que l'école vient de se doter d'une bibliothèque centre documentaire, ce sont eux qui vont mettre en place la documentation en triant et rangeant les documents accumulés au fil des ans.
Christian Montcriol