Aide de Volubilis

 

Importer des fichiers :

Par mesure de sécurité, ne pas oublier la sauvegarde préalable du fichier dans un autre répertoire !.

 


Format Lissage

Importer un fichier Lissage (.lsg) dans Volubilis ne demande aucune adaptation, tous les champs de la page 1 sont importés.
Les "Commentaires" de la page complémentaire ne sont pas pris en compte.
Si on désire les introduire dans Volubilis on devra, après avoir importé la base, les transférer par Copier/Coller, soit à partir de Lissage, soit à partir d'un traitement de texte en ouvrant le fichier "Nom_de_la_base.ls0"


Format Texte

Les fichiers de gestion documentaire sauvegardés en mode Texte (format texte et Tabs) depuis le tableur ou la base de données de Works (ou similaire) peuvent être importés dans Volubilis.

Dans le tableur ou le SGBD, les champs devront impérativement se présenter dans l'ordre ci-dessous.
Leur contenu peut être vide. Les champs terminaux vides peuvent être omis. Les données ne seront pas tronquées.

  • Référence d'inventaire
  • Cote
  • Titre
  • Nombre d'exemplaires
  • Emprunteur
  • Disponibilité
  • Auteur
  • Illustrateur
  • Editeur
  • Collection
  • Type
  • Niveau
  • Année
  • Mot-clé 1
  • Mot-clé 2
  • Mot-clé 3
  • ..........
  • Mot-clé n (n correspondant au nombre maximum de mots clés pouvant se trouver dans une fiche)

On pourra également, de la même manière, transformer un fichier au format Dbase, après l'avoir chargé dans tout tableur ou SGBD permettant l'enregistrement en mode Texte (TABulation en séparateur).

Si vous rencontrez une difficulté pour importer correctement dans Volubilis un fichier TXT, vous pourrez nous le transmettre en fichier attaché, nous verrons si l'importation est possible et dans ce cas nous vous le renverrons au format Volubilis.

Service gratuit offert par Informaticem, sans engagement de réussite !

 


Format BNF

Conversion d'une base de données au format ISO 2709, vers le format Volubilis.

De plus en plus, les bibliothèques de prêt, lors du passage du Bibliobus, remettent aux écoles une disquette contenant les informations correspondant aux emprunts.
Les informations enregistrées sont à la norme ISO 2709 de la BNF.

Importer un fichier BNF permet de convertir le fichier fourni, au format de Volubilis et donc, en classe, de faire les recherches et gérer les emprunts sur l'ensemble des documents (BCD de l'école et dépôt du Bibliobus).

Deux possibilités pour cela :

  • Créer une base spécifique BNF vide
  • Importer les données depuis le format BNF (.elc)
  • Vider la base puis importer les nouveaux documents à chaque changement

ou bien :

  • Importer les données dans la base principale de la BCD si au moins un champ est significatif pour permettre de sélectionner facilement l'ensemble des documents appartenant à la bibliothèque de prêt.
  • Pour le retour des documents, faire la sélection sur le champ significatif afin vérifier rapidement les restitutions de documents et les supprimer ensuite.

Les fichiers des bibliothèques de prêt, généralement exportés depuis des ordinateurs fonctionnant sous Unix, comportent parfois des lettres codées différemment de la norme ANSI utilisée par Windows. Lorsqu'un code n'est pas reconnu (lettre ne faisant pas partie du clavier français), il est remplacé par le signe @. Il appartiendra à l'utilisateur de corriger manuellement ce caractère.

Volubilis récupère le titre de l'ouvrage, l'auteur (s'il existe), l'éditeur et l'année de parution, les mots-clés (vedettes matières), et la classification (Dewey) tronquée sur 3 caractères.

Merci de signaler toute difficulté, en joignant le fichier à importer, à infos@informaticem.net

 

                       
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