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VOLUBILIS   -  Consultation
Informaticem

Présentation

Volubilis  offre l'autonomie et la simplicité dans la recherche documentaire.


Volubilis offre ensuite simplicité, rapidité et efficacité dans la gestion des prêts.

Volubilis permet de connaître ces documents et par conséquent de les trouver dans la bibiothèque ou sur internet s'ils y sont présents.

Consultation

Chaque fiche correspond à un document et comporte deux pages écran :

• En première page [Consultation],  les renseignements principaux, définissant le document.
• En seconde page [Complément], quatre zones :
  • titre du document en cours
  • zone commentaire pédagogique ou résumé
  • zone image (couverture du document ou image intéressante)
  • zone adresse, si une adresse internet est mentionnée on pourra l'atteindre en cliquant sur le dernier icône de la barre, en haut à droite de l'écran.
    
• On peut feuilleter les documents en seconde comme en première page, en cliquant sur les boutons verts [Première], [Précédente], [Suivante], [Dernière].            

La Sélection (ou recherche) peut s'effectuer selon de nombreux critères :

• mots-clés
• titre
• classification
• emprunteur  
• autres critères (les différents champs de la première page)

La gestion des emprunts est totalement prise en charge par le logiciel.

Le menu d'accueil de Volubilis propose les options suivantes :

Les icônes et onglets ci-dessus permettent une utilisation très facile pour la recherche des documents et la gestion des emprunts.

NB : De nombreuses boîtes-listes facilitent la consultation et la recherche (titres, mots-clés...) ou la gestion (classe, élève...):

• taper les premières lettres dans la zone de saisie provoquera le positionnement de la fenêtre liste sur le mot le plus proche
• si aucune zone de saisie n'est présente, ouvrir la boîte par simple clic
• double-cliquer sur un terme de la boîte-liste pour le sélectionner, il s'affichera en zone de saisie (ou sur la ligne d'état : classe, élève).
  

Barre des onglets

Cliquer sur l'onglet ou les liens ci-dessous pour plus d'information.

• Consultation
  L'onglet [Consultation] permet la visualisation des informations relatives à chaque document
  
• Complément
  Cliquer sur complément pour la seconde partie de la fiche
  
• Sélection
  Permet la recherche et offre des possibilités de gestion (emprunteurs...)
  
• Graphiques
  Présente la répartition de la base ou de la sélection selon la cotation
  
• Emprunts
  Gestion des emprunts : historique par classe ou par élève, impression

Barre des icônes

Les icônes permettent l'accès direct à certaines fonctions. Des bulles renseignent sur ces fonctions.

• Premier groupe : Fonctions habituelles des menus Fichier, Doc :
  
• Menu Fichier : Ouvrir un fichier, imprimer des fiches.
• Menu Doc : Accès à l'aide

• Deuxième groupe :
  
• Navigation entre les fiches de la base courante ou de la sélection [Première], [Précédente], [Suivante], [Dernière], et [Atteindre] pour se positionner sur une fiche dont on connaît la référence d'inventaire
• Troisième groupe :
  
  • Recherche par mots-clés
  • Bouton-Témoin de sélection (inactif lorsque la base est complète, rose lorsqu'une sélection a été réalisée, en cliquant on revient à la base entière)
  • Historique, actif lorsqu'une sélection a été réalisée, permet de voir et imprimer la recherche en cours
    
    
• Dernier groupe :
  
• Lien internet : actif lorsqu'une présentation du document existe sur internet, l'adresse étant notée en page Complément de la fiche courante.

Menu Fichier

Le menu Fichier permet de : ouvrir  une Base de Données Volubilis contenant les fiches des ouvrages de la Bibliothèque Centre Documentaire (BCD). Fichiers récents permet d'ouvrir plus rapidement les derniers fichiers utilisés.

 Impression

Les options d'Impression sont au nombre de deux : 

• complète : une fiche par page

• partielle :  plusieurs fiches par page (Référence d'inventaire, titre, auteur, illustrateur, éditeur, collection, cote)

Consultation

En mode Consultation l'affichage se fait d'abord sur la première page de la fiche.

On pourra afficher la seconde page en cliquant sur [Complément].

Cette page présente les informations principales concernant le document : Référence d'inventaire, Cote, Type, titre, auteur, illustrateur, éditeur, mots-clés...

La disponibilité et l'emprunteur éventuel permettent de savoir si le document peut être emprunté.
Les emprunts et restitutions devront être faits sur le poste principal de la BCD.

Complément

La page Complément contient quatre zones :

• Le titre du document en cours
• Un espace d'écriture dans lequel vous pouvez trouver un résumé du document ou des commentaires pédagogiques
• Une zone image : Vous pourrez y voir la photo de la page de couverture ou encore une image relative au thème du document
• Une zone présentant une adresse de type internet, soit sur internet soit sur l'ordinateur. Ce document pourra alors être atteint en cliquant sur l'icône spécifique.
  

Recherche - Sélection

Partie centrale du logiciel, ce module propose différents types de recherche ou sélection :

Cinq boutons (dont quatre directs)  :       

• par mot-clé
• par titre
• par classification
• par emprunteur
  
• Un cinquième bouton permet d'effectuer une recherche sur les autres champs de la base (de la première page)

Les opérations de recherche sont hiérarchisables, ce qui permet d'approfondir et d'affiner le type de document recherché, lorsque plus de 4 documents sont trouvés. Les retours arrière sont possibles .

L'écran  résultant de la recherche présente :

• au centre : zone tableau (en bleu) , deux lignes par document  présentant les informations suivantes
  
  

  référence d'inventaire	titre	année de parution
  numéro de fiche dans la sélection en cours	auteur	type de document

• La case "Référence d'inventaire" est active, cliquer sur celle-ci permet d'atteindre la fiche entière
  Un nouveau clic sur [Sélection] ramène au tableau.
  
• en bas : zone de défilement
  à gauche 4 boutons de défilement des pages (en vert) lorsqu'il y a plus de 4 documents trouvés
  à droite  4 boutons de défilement des niveaux (en violet) lorsqu'on a fait une recherche sur plusieurs niveaux
  au centre : rappel du ou des critères de recherche
  
• en dessous : positionnement dans les pages et dans les niveaux ainsi que nombre de documents sélectionnés.
  

Attention : voir Fiches sélectionnées

Le module de Recherche - Sélection est directement utilisable par les élèves.

Cliquer sur les boutons ci-dessous, pour plus d'informations.

• Sélection par mot-clé

On peut faire défiler la liste des mots-clés (fenêtre de gauche) et  par double-clic sélectionner le mot désiré. Celui-ci s'inscrit dans la zone de choix, en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] On peut également commencer à écrire le mot désiré, la liste de gauche se cale sur les lettres correspondantes. Sélectionner alors par double-clic puis [Ok] Seul un mot-clé présent dans la liste permettra la recherche.

Seuls les mots-clés présents dans les fiches s'afficheront dans la boîte-liste ci-dessus. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche. Lorsque l'on a fait une première sélection (par mot-clé ou autre critère) et que l'on désire approfondir la recherche par mots-clés, seuls les mots-clés présents dans les fiches sélectionnées apparaîtront dans la liste.

• Sélection par titre

On peut faire défiler la liste des titres (fenêtre de gauche) et   par double-clic sélectionner le titre désiré. Celui-ci s'inscrit dans la zone "Titre complet", en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] On peut également commencer à écrire le titre désiré, la liste de gauche se cale sur les lettres correspondantes. Sélectionner alors par double-clic puis [Ok] Seul un titre présent dans la liste permettra la recherche. Seuls les titres présents dans la base s'afficheront dans la boîte-liste ci-dessus. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche (plusieurs si plus d'un exemplaire).

En choisissant "Mot dans un titre" on pourra retrouver les titres contenant ce mot (Mot entier coché) ou des mots voisins (mot entier non coché) : Exemple pêcheur, pêcher, pour le mot pêche.

• Sélection par classification

	La classification se présente en arborescence et peut être développée (cliquer sur le [+]) Sélectionner par double-clic la classe désirée. Celle-ci s'inscrit dans la zone "Choix d'une classification", en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] Seules les classes présentes dans la base s'afficheront dans la boîte-liste ci-contre. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche.
La sélection peut se faire en plusieurs étapes, 3 les animaux puis 33 les Oiseaux enfin 334 les rapaces. L'historique ainsi que le tableau résultat de sélection témoigneront de ces démarches différentes (sélection directe ou sélection par approfondissement).

• Sélection par emprunteur
  

	La demande de sélection par emprunteur permet de voir la liste de tous les élèves ayant des documents non restitués, quelle que soit leur classe. Par double-clic sur un nom puis [Ok] tous les documents non restitués de l'élève sélectionné sont présentés. Il est ainsi possible rapidement de restituer plusieurs documents empruntés par le même élève ou des élèves différents.
Rappel : Après présentation d'une ou plusieurs fiches, un nouveau clic sur l'onglet [Sélection] ramène au tableau. Cliquer sur le rond rouge de la barre des icônes pour revenir à la base complète.

• Recherche sur Autres rubriques

	Le bouton "Autres rubriques" entraîne l'affichage des autres critères possibles de sélection. Double-cliquer sur celui de son choix. Le fonctionnement sera identique à ce qui a été rencontré précédemment. A noter que le critère "Disponibilité" présente 3 cas possibles : Disponible Emprunté Indisponible
La sélection par "Disponibilité/Emprunté" permet de faire apparaître en graphique, une information intéressante quant aux intérêts des élèves (de l'ensemble des classes). A différencier des graphiques obtenus par le choix "Emprunteurs" . Voir aussi "Graphiques".

Fiches sélectionnées

Lorsqu'une sélection a été réalisée, seules les fiches de cette sélection sont accessibles !
Le Bouton-Témoin de sélection (barre des icônes) devient  rose et actif.
On revient à la base entière en cliquant sur ce bouton.

Emprunts

Les emprunts sont gérés par classe, quelle que soit la base active.

Historique des emprunts

En haut de fenêtre une barre de boutons :            

• Historique élève
• Historique classe
• impression de l'historique courant (élève ou classe)
• Liste des documents par ordre décroissant des emprunts
• ATTENTION : Les historiques présentés ici prennent en compte tous les emprunts de la classe ou d'un élève, quelle que soit la base active. Si des emprunts ont été faits sur plusieurs bases différentes, ils seront également présentés. La base à laquelle appartient le document est indiquée. Elle peut donc être différente de la base active, inscrite en ligne d'état !
  

Sélectionner la classe puis l'élève 

Historique élève :

• Correspond à l'élève sélectionné précédemment. Classe et nom mentionnés dans les listes respectives (à gauche)

Historique classe :

• Correspond à la classe sélectionnée précédemment.
  

Les titres des livres empruntés sont affichés  par ordre chronologique inverse (avec base de documents, titre, date d'emprunt, date de restitution).
Si la case [non restitués seulement] est cochée, seuls les non restitués sont affichés
L'historique affiché est imprimable. Cliquer sur le bouton [Imprimer] de la barre d'outils.

Les états imprimables permettent de connaître l'historique des emprunts de chaque classe ou élève.

Rappel : Les historiques présentés prennent en compte tous les emprunts de la classe ou d'un élève, quelle que soit la base active.

Voir aussi  Graphiques

Graphiques

Ce module "Graphiques" permet de dégager différents aspects de la bibliothèque et de son fonctionnement

Différents graphiques portent sur :

• la nature des collections du fonds documentaire

• le fonctionnement des emprunts.

L'exemple ci-dessus met en évidence :

• 42 documents correspondent à la classification "Cités, Echanges" n° 7
• 8 soit 19,04 % traitent des transports Routiers. Classification 73
• la catégorie Commerce (72) est peut-être sous documentée
  

• la partie gauche rappelle le tableau de classification
• en cliquant sur le [+] on pourra développer
• les boutons de direction (sous le "camembert") permettent de revoir les précédents graphiques de cette session

Cinq boutons pour le choix du graphique :      

• graphique correspondant à la base complète
• graphique correspondant à la sélection courante s'il y en a une, sinon ce bouton est inactif
• impression du graphique affiché sur l'écran
• graphique des emprunts d'un élève, qu'ils soient ou non restitués. Un élève doit avoir être sélectionné (ligne d'état en bas d'écran)
• graphique des emprunts de la classe sélectionnée (ligne d'état)
  
  
• ATTENTION : les différents graphiques (emprunts d'un élève, emprunts d'une classe) correspondent uniquement à la base active ils ne tiennent donc pas compte des emprunts de documents appartenant à d'autres bases.
• Les différentes bases pouvant être cotées selon des classifications différentes, un graphique général ne correspondrait à aucune réalité.
  
• Voir aussi : Historique des emprunts

Documentation

    - Aide : permet d'accéder à la documentation que vous êtes en train de lire

    - A propos : affiche la date de la version présente du logiciel Volubilis.

Date : 05/01/2004   

Note importante : Cette documentation n'est pas définitive.

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