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Présentation

Volubilis  offre aux enfants l'autonomie et la simplicité dans la recherche documentaire.

Volubilis offre aux enseignants la rapidité, la simplicité et l'économie de temps, lors de la saisie des documents.

Volubilis offre ensuite simplicité, rapidité et efficacité dans la gestion des prêts.

Volubilis offre en plus des outils pour effectuer des recherches à travers le réseau internet.


Volubilis est un outil de gestion documentaire, il traite donc des fiches et non des documents mais il permet de connaître ces documents et par conséquent de les trouver dans la bibiothèque ou sur internet s'ils y sont présents.

Chaque fiche correspond à un document.

Elle comporte deux pages écran :

• En première page [Saisie],  les renseignements principaux, définissant le document.
• En seconde page [Complément], quatre zones :
  • titre du document en cours
  • zone commentaire pédagogique ou résumé  (non limité)
  • zone image : la fenêtre s'adaptera à la taille de l'image de type Jpeg (taille maxima HxL : 360x312 pixels)
  • zone adresse, permettant d'accéder à un document existant sur le réseau Internet ou sur l'ordinateur.
    
• On peut feuilleter les documents en seconde comme en première page, en cliquant sur les boutons verts [Première], [Précédente], [Suivante], [Dernière].            

La Sélection (ou recherche) peut s'effectuer selon de nombreux critères :

• mots-clés
• titre
• classification
• emprunteur  
• autres critères (les différents champs de la première page)

La gestion des emprunts est totalement prise en charge par le logiciel.

Le menu d'accueil de Volubilis propose les options suivantes :

Les icônes et onglets ci-dessus permettent une utilisation très facile pour la recherche des documents et la gestion des emprunts.

NB : De nombreuses boîtes-listes facilitent la saisie (auteur, éditeur, collection, mots-clés...) puis la recherche (titres, mots-clés...) ou la gestion (classe, élève...):

• taper les premières lettres dans la zone de saisie provoquera le positionnement de la fenêtre sur le mot le plus proche
• si aucune zone de saisie n'est présente, ouvrir la boîte par simple clic
• double-cliquer sur un terme de la boîte-liste pour le sélectionner, il s'affichera en zone de saisie (ou sur la ligne d'état : classe, élève).
  
  

Barre des onglets

Cliquer sur l'onglet ou les liens ci-dessous pour plus d'information.

• Saisie
  L'onglet [Saisie] permet l'entrée des informations relatives à chaque document, ainsi que la visualition de la fiche lors des recherches
  
• Complément
  Cliquer sur complément pour la seconde partie de la fiche, en saisie ou en visualisation
  
• Sélection
  Permet la recherche et offre des possibilités de gestion (emprunteurs...)
  
• Graphiques
  Présente la répartition de la base ou de la sélection selon la cotation
  
• Suppression
  Suppression définitive des fiches de documents n'existant pas ou n'existant plus dans la BCD.
  Très utile dans le cas de l'importation d'une base externe dont on ne possède pas tous les documents.
  A ne pas confondre avec la suppression de la fiche courante (Menu Edition) qui permet la mise en indisponibilité provisoire.
  
• Banque Mots-clés
  Permet de modifier la banque, ajouter ou supprimer des mots-clés ou encore de changer de banque.
  Usage peu fréquent, les mots-clés non présents dans la banque courante étant automatiquement intégrés dans celle-ci lorsqu'on les ajoute dans une fiche
  
• Classification
  Permet de modifier le mode de cotation ainsi que les pastilles ou icônes
  
• Elèves
  Pour la gestion des classes et des élèves (inscriptions nouvelles, suppressions, impression)
  
• Emprunts
  Gestion des emprunts : historique par classe ou par élève, impression

Barre des icônes

Les icônes permettent l'accès direct à certaines fonctions. Des bulles renseignent sur ces fonctions.

• Premier groupe : Fonctions habituelles des menus Fichier, Edition, Doc :
  
• Menu Fichier : Nouvelle base, Ouvrir un fichier, Enregistrer le fichier courant, Imprimer des fiches.
• Menu Edition : Couper, Copier, Coller, Annuler
• Menu Doc : Accès à l'aide

• Deuxième groupe :
  
• Navigation entre les fiches de la base courante ou de la sélection [Première], [Précédente], [Suivante], [Dernière], et [Atteindre] pour se positionner sur une fiche dont on connaît le numéro ou la référence d'inventaire
  
  
• Troisième groupe :
  
  • Recherche par mots-clés
  • Bouton-Témoin de sélection (inactif lorsque la base est complète, rose lorsqu'une sélection a été réalisée, en cliquant on revient à la base entière)
  • Historique, actif lorsqu'une sélection a été réalisée, permet de voir et imprimer la recherche en cours
    
    
• Quatrième groupe : 
  
  • Nouvelle fiche : pour créer la fiche d'un nouveau document (en saisie)
  • Dupliquer la fiche courante : lorsqu'un même document est en plusieurs exemplaires dans le fonds documentaire, chaque exemplaire doit avoir son numéro d'inventaire, les autres informations étant identiques pour tous les exemplaires.
  • Supprimer la fiche courante : avec deux options "mention indisponible" ou "suppression définitive"
    
    
• Dernier groupe :
  
• Emprunt : pour la fiche courante et l'élève sélectionné (son nom et sa classe sont mentionnés en bas d'écran)
• Restitution : pour la fiche courante et l'élève emprunteur (quel que soit l'élève sélectionné !)
• Lien internet : actif lorsqu'une présentation du document existe sur internet, l'adresse étant notée en page Complément de la fiche courante.

Menu Fichier

Le menu Fichier permet de : créer ouvrir enregistrer une Base de Données Volubilis contenant les fiches des ouvrages de la Bibliothèque Centre Documentaire (BCD).

Importer   et    Exporter des fichiers

On peut Importer un fichier provenant d'un autre logiciel pour le mettre au format Volubilis. Les formats reconnus sont : ".lsg"  : fichiers Lissage ".txt"  : fichiers texte avec séparateurs ".elc"  : fichiers BNF On peut Exporter au format Texte en un seul fichier pour tableur ou base de données simple (Works par exemple) en 4 fichiers pour utilisation en base de données relationnelle sur internet (Voir documentation spéciale) Fichiers récents permet d'ouvrir plus rapidement les derniers fichiers utilisés.

Fusion

La fusion permet de réunir deux bases en une seule.
Ouvrir la base principale puis cliquer sur [Fusion] et ouvrir la base à ajouter.

La base résultante portera le nom et la classification de la base principale.
Le fichier de mots-clés sera l'union des fichiers de mots-clés des deux bases

Les deux bases doivent avoir des classifications identiques :

• Si ces classifications sont identiques la fusion sera exécutée immédiatement
• Si elles sont différentes, une confirmation sera demandée
• Dans ce dernier cas c'est la classification de la base principale qui sera adoptée
• Il conviendra peut-être de revoir les cotations des fiches ajoutées
• Le rang de classification sera celui de la base principale, ainsi que les couleurs des pastilles
• Les mots-clés utilisés dans les documents ajoutés seront automatiquement intégrés au fichier de mots-clés de la base principale, s'ils n'y sont pas déjà présents, lors de l'enregistrement de celle-ci.

Cette fonction de Fusion permet le travail coopératif pour la saisie des fiches :

• Création de la base principale avec choix de la classification, du rang de classification, du code couleurs
• Création, sur d'autres postes, de bases secondaires avec les mêmes choix
• On se partagera par exemple les documents à saisir
• A tout moment dans le cours de la saisie on pourra ajouter les bases secondaires à la principale.

Impression

Les options d'Impression sont au nombre de quatre :

• complète : une fiche par page

• partielle :  plusieurs fiches par page (Référence d'inventaire, titre, auteur, illustrateur, éditeur, collection, cote)

• quarts : 4 fiches par page (Référence d'inventaire, titre, auteur, illustrateur, éditeur, collection, cote) présentées par quart de page

• étiquettes    (uniquement la cote)

Edition

Le Menu Edition offre les options : Nouvelle fiche : pour créer la fiche d'un nouveau document (en saisie) Dupliquer la fiche courante : lorsqu'un même document est en plusieurs exemplaires dans le fonds documentaire, chaque exemplaire doit avoir son numéro d'inventaire, les autres informations étant identiques pour tous les exemplaires Supprimer la fiche courante : avec deux options "mention indisponible" ou "suppression définitive" Couper Copier Coller opérations bien connues. Annuler une saisie en cours (dans le champ courant)

Saisie

En mode Saisie l'affichage se fait d'abord sur la première page de la fiche.

On pourra afficher la seconde page en cliquant sur [Complément].

Elément premier, incontournable, la saisie du fonds bibliothèque est facilitée  par la mémorisation des données, ce qui permet une frappe minimum (récupération possible des informations déjà tapées, dans certains champs tels que : auteur, illustrateur, éditeur, type, collection ...).

Les mots-clés, nécessaires pour la recherche de documents, peuvent être puisés dans la banque associée à la base documentaire.
Leur nombre n'est pas limité. Toutefois il faudra les choisir avec attention. De ce choix dépendra l'efficacité de la recherche documentaire.

Lors de la création d'une nouvelle base, ou de l'importation d'une base externe, la banque stdmcle.vlbmc est associée par défaut. Ne pas la supprimer du répertoire Volubilis !
Lors de l'enregistrement de la base la banque de mots-clés associée sera enregistrée sous le même nom que celle-ci, avec l'extension "vlbmc", ce qui permettra de bien reconnaître les associations dans le cas où on voudrait modifier cette banque.
La banque stdmcle.vlbmc a été établie à partir du "Pour Tout Classer" (Editions PEMF). Toute autre banque,  ou une adaptation personnelle, pourra être choisie.
Les mots-clés nouveaux (n'existant pas dans la banque associée) seront intégrés automatiquement lors de leur saisie dans une fiche. Il conviendra de ne pas multiplier ces mots à l'infini, aboutissant à un grand nombre de mots-clés voisins. 
Le contenu de la banque stdmcle.vlbmc proposée doit permettre, dans la grande majorité des cas, de définir tout document.

La cotation est facilitée par la présence d'un système de classification, modifiable.
La classification stdclass.vlbcls, fournie avec Volubilis est de type Dewey, simplifiée.
La classification ptc.vlbcls, fournie également et utilisée avec la base BTJ, correspond au "Pour Tout Classer (Editions PEMF). Cette classification est, à notre avis, mieux adaptée à l'école élémentaire que la classification Dewey.
Lors de l'enregistrement de la base, la classification associée sera enregistrée sous le même nom que celle-ci, avec l'extension "vlbcls", ce qui permettra de bien reconnaître les associations dans le cas où on voudrait modifier cette classification

Voir aussi : Banque Mots-clés      Classification   Importer des fichiers

Complément

La page Complément contient quatre zones : - Le titre du document en cours - Un espace d'écriture dans lequel vous pouvez présenter un résumé du document ou des commentaires pédagogiques, selon vos désirs ou besoins. Cet espace n'est pas   limité. - Une zone image : la fenêtre s'adaptera à la taille de l'image de type Jpeg (taille maxima HxL : 360x312 pixels). Vous pourrez y mettre la photo de la page de couverture ou encore une image de votre choix. - Une zone permettant de donner l'adresse d'un document existant sur le réseau Internet ou sur l'ordinateur. Ce document pourra alors être atteint en cliquant sur l'icône spécifique.

Recherche - Sélection

Partie centrale du logiciel, ce module propose différents types de recherche ou sélection :

Six boutons (dont quatre directs)  :       

• par mot-clé
• par titre
• par classification
• par emprunteur
  
• Un cinquième bouton permet d'effectuer une recherche sur les autres champs de la base (de la première page)
• Le dernier bouton [Enregistrer la sélection] : permet de créer une nouvelle base ne comportant que les fiches sélectionnées.

Les opérations de recherche sont hiérarchisables, ce qui permet d'approfondir et d'affiner le type de document recherché, lorsque plus de 4 documents sont trouvés. Les retours arrière sont possibles .

L'écran  résultant de la recherche présente :

• au centre : zone tableau (en bleu) , deux lignes par document  présentant les informations suivantes :
  
  

  référence d'inventaire	titre	année de parution
  numéro de fiche dans la sélection en cours	auteur	type de document

• La case "Référence d'inventaire" est active, cliquer sur celle-ci permet d'atteindre la fiche entière
  Un nouveau clic sur [Sélection] ramène au tableau.
  
• en bas : zone de défilement
  à gauche 4 boutons de défilement des pages (en vert) lorsqu'il y a plus de 4 documents trouvés
  à droite  4 boutons de défilement des niveaux (en violet) lorsqu'on a fait une recherche sur plusieurs niveaux
  au centre : rappel du ou des critères de recherche
  
• en dessous : positionnement dans les pages et dans les niveaux ainsi que nombre de documents sélectionnés
  
• dernier bouton, très pratique mais à manier avec précaution : [Modifier l'intitulé du critère] :
     - permet de rectifier l'orthographe du dernier critère choisi (mot clé, auteur ...)
     - la modification se fait sur l'ensemble de la base, pas uniquement sur les documents sélectionnés.

Attention : voir Fiches sélectionnées

L'historique de la recherche est mémorisé. On peut le consulter en cliquant sur le bouton [H] de la barre des icônes . Cet historique mentionne la suite des opérations de recherche en cours. Il est remis à zéro lors du retour à la base entière.

Le module de Recherche - Sélection est directement utilisable par les enfants.

Cliquer sur les boutons ci-dessous, pour plus d'informations.

• Sélection par mot-clé

On peut faire défiler la liste des mots-clés (fenêtre de gauche) et  par double-clic sélectionner le mot désiré. Celui-ci s'inscrit dans la zone de choix, en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] On peut également commencer à écrire le mot désiré, la liste de gauche se cale sur les lettres correspondantes. Sélectionner alors par double-clic puis [Ok] Seul un mot-clé présent dans la liste permettra la recherche.

Seuls les mots-clés présents dans les fiches s'afficheront dans la boîte-liste ci-dessus. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche. Lorsque l'on a fait une première sélection (par mot-clé ou autre critère) et que l'on désire approfondir la recherche par mots-clés, seuls les mots-clés présents dans les fiches sélectionnées apparaîtront dans la liste.

• Sélection par titre

On peut faire défiler la liste des titres (fenêtre de gauche) et   par double-clic sélectionner le titre désiré. Celui-ci s'inscrit dans la zone "Titre complet", en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] On peut également commencer à écrire le titre désiré, la liste de gauche se cale sur les lettres correspondantes. Sélectionner alors par double-clic puis [Ok] Seul un titre présent dans la liste permettra la recherche. Seuls les titres présents dans la base s'afficheront dans la boîte-liste ci-dessus. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche (plusieurs si plus d'un exemplaire).

En choisissant "Mot dans un titre" on pourra retrouver les titres contenant ce mot (Mot entier coché) ou des mots voisins (mot entier non coché) : Exemple pêcheur, pêcher, pour le mot pêche.

• Sélection par classification

	La classification se présente en arborescence et peut être développée (cliquer sur le [+]) Sélectionner par double-clic la classe désirée. Celle-ci s'inscrit dans la zone "Choix d'une classification", en haut à droite, puis cliquer sur [Ok] Seules les classes présentes dans la base s'afficheront dans la boîte-liste ci-contre. On aura donc au minimum un document en résultat de recherche.
La sélection peut se faire en plusieurs étapes, 3 les animaux puis 33 les Oiseaux enfin 334 les rapaces. L'historique ainsi que le tableau résultat de sélection témoigneront de ces démarches différentes (sélection directe ou sélection par approfondissement).

• Sélection par emprunteur
  

	La demande de sélection par emprunteur permet de voir la liste de tous les élèves ayant des documents non restitués, quelle que soit leur classe. Par double-clic sur un nom puis [Ok] tous les documents non restitués de l'élève sélectionné sont présentés. Il est ainsi possible rapidement de restituer plusieurs documents empruntés par le même élève ou des élèves différents.
Rappel : Après présentation d'une ou plusieurs fiches, un nouveau clic sur l'onglet [Sélection] ramène au tableau. Cliquer sur le rond rouge de la barre des icônes pour revenir à la base complète.

• Recherche sur Autres rubriques

	Le bouton "Autres rubriques" entraîne l'affichage des autres critères possibles de sélection. Double-cliquer sur celui de son choix. Le fonctionnement sera identique à ce qui a été rencontré précédemment. A noter que le critère "Disponibilité" présente 3 cas possibles : Disponible Emprunté Indisponible
La sélection par "Disponibilité/Emprunté" permet de faire apparaître en graphique, une information intéressante quant aux intérêts des élèves (de l'ensemble des classes). A différencier des graphiques obtenus par le choix "Emprunteurs" . Voir aussi "Graphiques".

Enregistrer la sélection

• Le dernier bouton  [Enregistrer la sélection] : permet de créer une nouvelle base ne comportant que les fiches sélectionnées.
  Par exemple on peut créer une base constituée uniquement d'un certain type de documents (les albums) ou regroupant une classification (les animaux) ...
  L'enregistrement crée 3 fichiers :
  
  • nom-de-base.vlbl       les fiches (de la sélection)
  • nom-de-base.vlbcls    la classification     (identique à celle du fichier d'origine)
  • nom-de-base.vlbmc    la banque de mots-clés   (identique à celle du fichier d'origine)

  
  

  Fiches sélectionnées

  Lorsqu'une sélection a été réalisée, seules les fiches de cette sélection sont accessibles !
  Le Bouton-Témoin de sélection (barre des icônes) devient  rose et actif.
  On revient à la base entière en cliquant sur ce bouton.

   

  
  Suppression

La fonction Suppression est très efficace mais il est important d'en bien comprendre le fonctionnement car les fiches supprimées ne seront plus récupérables. Il y a lieu sur ce point de faire la différence avec le bouton [Suppression] de la barre des icônes, qui n'agit que sur une fiche à la fois et permet la mise en indisponibilité provisoire. Sur l'écran deux zones d'affichage : à gauche liste des documents de la base entière ou d'une sélection, par ordre alphabétique à droite liste des fiches à supprimer. On peut encore les restaurer si on a placé dans cette fenêtre une fiche par erreur. La suppression définitive aura lieu lors de l'enregistrement de la base.

En haut cinq boutons : affichage de la base entière affichage de la sélection s'il en existe une supprimer les fiches cochées (à gauche), celles-ci glissent dans la fenêtre de droite restaurer les fiches cochées (à droite), celles-ci repassent dans la fenêtre de gauche inverser les coches (pour la fenêtre de gauche)

Entre les fenêtres deux boutons : bascule gauche liste complète/liste cochée bascule droite liste complète/liste cochée Ces boutons-bascules permettent de vérifier plus facilement la liste des fiches cochées.

Classification

En haut de fenêtre une barre d'outils :   

• Nouvelle classification :  permet de créer une classification personnelle, par exemple dans le cas où les documents de l'école sont déjà cotés selon une classification différente de ce qui est proposé (Dewey ou PTC). Attention Voir Enregistrer ci-dessous !

• Ouvrir une classification : permet de changer de classification pour la base de documents courante.
  Cette opération doit être exceptionnelle en effet cela remet en cause toute la cotation, il faudra donc revoir toutes les cotes des documents ! On peut toutefois utiliser cette option pour étudier une classification différente de celle qui est associée à la base courante. Dans ce dernier cas, penser à remettre la classification d'origine avant d'enregistrer la base en quittant le logiciel Volubilis !

• Enregistrer la classification : enregistre la classification active sous le nom de la base courante, c'est à dire "nouveau.vlbcls" si aucune base n'a été ouverte auparavant. Si la base ouverte est BTJ.vlbl, la classification sera enregistrée sous le nom BTJ.vlbcls.
  Pour créer une nouvelle classification on peut procéder selon deux modes :

  • créer une base nouvelle, même vide, puis nouvelle classification. Construire cette classification puis [Fichier] et [Enregistrer]. Choisir le nom. La base vide pourra être détruite.
  • créer une base nouvelle, modifier le fichier classification qui est associé par défaut (PTC.vlbcls ou stdclass.vlbcls) et enregistrer comme ci-dessus.

• Attention ! Lorsque l'on modifie une classification associée à une base, cette modification est prise en compte :
      - dès que l'on clique sur le bouton [Enregistrer] !
      - ou lorsqu'on enregistre en sortant du logiciel

• Imprimer la classification : permet d'obtenir l'arborescence sur papier.

• Imprimer une planche d'icônes (actif seulement dans le cas d'une classification avec icônes), par exemple pour faire des étiquettes à coller au dos des livres, en maternelle.

A gauche, une zone liste présente la classification active (la classification PTC.vlbcls par défaut si aucune base n'a été ouverte) ou la classification associée à la base ouverte)

A droite, tableau de 16 cases qui se présente :

• vide si la marque de classification est "Aucune"

• cases colorées (nombre de cases colorées correspondant à la classification) si la marque est "Couleurs"

• cases avec icônes si la marque est sur "icônes" et si les icônes ont été insérées

• une icône est une petite image au format jpg, gif ou bmp de taille maximum 128 x 128 pixels

• Attention, pour que ces icônes puissent être associées à la base il est nécessaire qu'elles soient présentes dans le sous-dossier "Icône" de Volubilis !

Rang de la cotation :

• la cote (voir page saisie) doit se construire selon des règles précises afin d'être exploitable

• souvent elle est formée des trois premières lettres du nom de l'auteur, suivies des indicateurs de classification, généralement numériques (exemple : CHA325     pour le livre "La souris tombe du ciel de Anne Marie Chapouton"

• dans l'exemple cité ci-dessus la cotation commence au rang 4

• pour que Volubilis fonctionne correctement (recherches, graphiques) la cotation (chiffres de la classification) doit être l'élément terminal de la cote. 325CHA n'est pas une cote valide

• on peut modifier le rang de début de cotation selon ses besoins, afin d'insérer au début de la cote les éléments que l'on désire (nom d'auteur en abrégé, localisation...)

• les recherches et les graphiques se feront toujours à partir du rang de cotation sélectionné

• si la cote a été établie irrégulièrement les résultas seront altérés.

Elèves

	Quatre boutons pour la gestion des classes Nouvelle classe Modifier le nom de la classe Supprimer la classe Imprimer la classe ( la liste des élèves) Trois boutons pour la gestion des élèves Ajouterun élève Modifier un nom Supprimer un élève
Créer une classe : cliquer sur le bouton [nouvelle classe] donner le nom de la classe cliquer sur [Ok]  Le nom proposé sera refusé s'il existe déjà dans la liste On pourra modifier ou supprimer des éléments de cette liste à l'aide des boutons de la barre outils
Créer la liste des élèves Une classe doit être sélectionnée (ouvrir la boîte liste des classes et sélectionner) Positionner la souris sur la fenêtre "Nom de l'élève" Saisir le nom de l'élève cliquer sur [Ajouter] procéder de même pour tous les élèves de la classe pour modifier ou supprimer le nom d'un élève dans la liste, sélectionner ce nom dans la fenêtre "Liste des élèves" par double-clic. Celui-ci s'affiche dans la fenêtre "Nom de l'élève" modifier le nom puis cliquer sur [Modifier] ou cliquer sur [Supprimer] l'enregistrement de la liste se fait automatiquement, après confirmation, à la sortie du logiciel ou en cliquant sur l'icône [Enregistrer] de la barre principale on pourra imprimer la liste des élèves en cliquant sur l'icône [imprimer] de la barre d'outils élèves.

Emprunts

Les emprunts sont gérés par classe, quelle que soit la base active.

Les classes et les élèves doivent avoir été identifiés au préalable (onglet Elèves).

• Sélectionner une classe en cliquant sur [Classe] dans la ligne d'état en bas d'écran
• le nom de la classe s'inscrit dans la ligne d'état
• choisir de la même manière le nom de l'élève qui désire emprunter un document
• le nom de l'élève sélectionné s'inscrit dans la ligne d'état
• il n'est pas nécessaire de sélectionner le nom de l'élève pour les restitutions de documents ni bien sûr pour la recherche.
  

Historique des emprunts

En haut de fenêtre une barre de boutons :    

• Historique élève
• Historique classe
• Impression de l'historique courant (élève ou classe)
• Liste des documents par ordre décroissant des emprunts
• Suppression de l'historique courant, après confirmation
• ATTENTION : Les historiques présentés ici prennent en compte tous les emprunts de la classe ou d'un élève, quelle que soit la base active. Si des emprunts ont été faits sur plusieurs bases différentes, ils seront également présentés. La base à laquelle appartient le document est indiquée. Elle peut donc être différente de la base active !
  
• Sélectionner la classe puis l'élève  
  

Historique élève :

• Correspond à l'élève sélectionné précédemment. Classe et nom mentionnés dans les listes respectives (à gauche)

Historique classe :

• Correspond à la classe sélectionnée précédemment.
  

Les titres des livres empruntés sont affichés  par ordre chronologique inverse (avec base de documents, titre, date d'emprunt, date de restitution).
Si la case [non restitués seulement] est cochée, seuls les non restitués sont affichés
L'historique affiché est imprimable. Cliquer sur le bouton [Imprimer] de la barre d'outils.

Les dates d'emprunt et de restitution des ouvrages, sont conservées dans des fichiers d'historique au nom de chaque classe.
Les noms de ces fichiers sont de la forme nom_classe.vlbel     Exemple "cycle3.vlbel"

Les états imprimables permettent de connaître l'historique des emprunts de chaque classe ou élève.

Rappel : Les historiques présentés prennent en compte tous les emprunts de la classe ou d'un élève, quelle que soit la base active.

Voir aussi Emprunt et Restitution    ainsi que Graphiques

Emprunt et Restitution  

• Lorsque le document courant (présenté en page Saisie ou Complément) est disponible, il peut être emprunté par l'élève dont le nom est inscrit sur la ligne d'état
• Si aucun élève n'est sélectionné le bouton n'est pas actif
• Cliquer sur l'icône [Emprunt] (3e bouton à partir de la droite) et confirmer en cliquant sur [Ok]

Restitution

• Lorsqu'une fiche présente un document emprunté, celui-ci peut être restitué par l'emprunteur, par simple clic sur l'icône [Restitution] (2e bouton à partir de la droite)
• Le document redevient disponible et pourra être emprunté par l'élève dont le nom est inscrit sur la ligne d'état.

• Lorsqu'un élève rapporte plusieurs documents il est conseillé d'utiliser le mode [Sélection par emprunteur]
• Tous les documents empruntés par l'élève sélectionné (indépendamment de l'élève inscrit sur la ligne d'état) sont accessibles et pourront être restitués, en cliquant sur l'icône [Restitution]
• La restitution s'opère document par document avec affichage de la page correspondante et demande de confirmation.

On peut également atteindre la fiche du document à restituer en cliquant sur l'icône [Atteindre] de la barre d'outils principale puis en indiquant la référence d'inventaire.

Graphiques

Ce module "Graphiques" permet de dégager différents aspects de la bibliothèque et de son fonctionnement

Différents graphiques portent sur :

• la nature des collections du fonds documentaire

• le fonctionnement des emprunts.

L'exemple ci-dessus met en évidence :

• 42 documents correspondent à la classification "Cités, Echanges" n° 7
• 8 soit 19,04 % traitent des transports Routiers. Classification 73
• la catégorie Commerce (72) est peut-être sous documentée
  

• la partie gauche rappelle le tableau de classification
• en cliquant sur le [+] on pourra développer
• les boutons de direction (sous le "camembert") permettent de revoir les précédents graphiques de cette session.

Cinq boutons pour le choix du graphique :          

• graphique correspondant à la base active complète
• graphique correspondant à la sélection courante s'il y en a une, sinon ce bouton est inactif
• impression du graphique affiché sur l'écran
• graphique des emprunts d'un élève, qu'ils soient ou non restitués. Un élève doit avoir être sélectionné (ligne d'état en bas d'écran)
• graphique des emprunts de la classe sélectionnée (ligne d'état)
• ATTENTION : les différents graphiques (emprunts d'un élève, emprunts d'une classe) correspondent uniquement à la base active ils ne tiennent donc pas compte des emprunts de documents appartenant à d'autres bases.
• Les différentes bases pouvant être cotées selon des classifications différentes, un graphique général ne correspondrait à aucune réalité.
• Voir aussi : Historique des emprunts

Banque Mots-clés

La banque de mots-clés présentée ici est celle de référence qui sert à choisir les mots-clés lors de la saisie des fiches.
Il est important de ne pas confondre cette banque avec la liste des mots-clés présents dans les fiches :

• la liste sert à la recherche par mot-clé.
• la liste ne contient pas tous les mots-clés de la banque, uniquement ceux qui sont présents dans les fiches (base entière ou sélection)
• un mot-clé n'existant pas dans la banque peut être introduit dans une fiche. Il sera utilisable dans la recherche par mot-clé.
• il sera également intégré automatiquement dans la banque
• on peut également ajouter directement un mot-clé dans la banque de référence :
  • écrire ce mot-clé nouveau dans la zone de saisie (en haut à droite)
  • puis cliquer sur [Ajouter]
• les boutons [Modifier] et [Supprimer] n'agissent que sur les mots-clés de la banque et non sur les mots-clés présents dans les fiches.

Le module [Banque Mots-clés] a donc pour fonction d'adapter la banque de référence :

• enrichir avec des mots nouveaux ou spécifiques à un type de documents
• supprimer des mots inutiles pour ce type de documents
• corriger des erreurs

S'appuyer sur cette banque, plutôt que de créer à l'infini des mots-clés nouveaux pour les fiches, permet d'éviter les doublons (singulier, pluriel par exemple).

Si l'on supprime un mot-clé de la banque c'est en général que l'on estime qu'il n'est pas adapté. On devra donc vérifier qu'il n'est pas présent dans les fiches et les modifier, si besoin, en conséquence.

• ajouter un mot-clé dans une fiche entraîne son intégration dans la banque
• enlever un mot-clé d'une fiche et même de toutes les fiches ne le supprime pas de la banque
• enlever un mot-clé de la banque ne le supprime pas des fiches
• remettre ce même mot-clé dans une fiche le réintroduira dans la banque
  

Documentation

    - Aide : permet d'accéder à la documentation que vous êtes en train de lire

    - A propos : affiche la date de la version présente du logiciel Volubilis.

Notes importantes : Cette documentation pourra être revue et améliorée, avec votre concours.
Les premiers utilisateurs de Volubilis pourront mettre à jour la documentation si de nouvelles versions sont proposées.

Toutes remarques sur le contenu, les imprécisions et bien entendu les erreurs sont à adresser à infos@informaticem.net :

• Un index des questions fréquentes, avec les réponses, est envisagé selon vos demandes particulières qui ne pourraient être intégrées dans l'aide
• On trouvera cette FAQ à l'adresse www.informaticem.net/volubilis/faq

N'oubliez pas de nous transmettre votre adresse de messagerie afin d'être informé des propositions.

le 24/01/2004
BM